Wraz z pandemią na całym świecie upowszechnił się system pracy zdalnej, który na dobre zadomowił się także w Polsce. Całkowicie zmieniło to system standardów pracowniczych, a praca zdalna stała się chętnym modelem świadczenia pracy. Gdy obostrzenia pandemiczne w podróżowaniu ulegały zniesieniu, wielu pracowników postanowiło świadczyć swoją pracę w takiej samej formie, jednak z innego kraju. Trend ten zdobywa coraz większe zainteresowanie wśród pracowników, a pracodawcy w ten sposób rozbudowują swoją ofertę benefitów i oferują pracownikom „workation”.

Czym jest workation?

Nowy, dynamicznie rozwijający się trend workation to tak naprawdę połączenie pracy zdalnej z „wakacjami” – na co wskazuje już samo połączenie słów: work (praca) i vacation (wakacje). Jest to elastyczna forma pracy, która umożliwia wykonywanie obowiązków zawodowych z każdego możliwego miejsca bez wykorzystania urlopu wypoczynkowego. Praca ta, choć wyróżnia się swoją formą ze względu na „wakacyjne miejsce”, to nie oznacza jednak ograniczenia wykonywania zadań przez pracownika – powinien on wykonywać swoją pracę w taki sposób, jaki został uzgodniony z pracodawcą.

Niewątpliwie workation może stanowić kolejny dość istotny dziś bonus pozapłacowy. Jednocześnie pozwala on utrzymać u pracowników tzw. „work-life balance” – pracownicy mogą poza godzinami pracy korzystać z miejsc ciepłych i pełnych uroków. Taki tryb pracy może również zwiększyć motywację do pracy, a także zwiększyć efektywność pracownika.

Choć taka forma pracy staje się coraz bardziej popularna na świecie, w Polsce nadal nie jest to jeszcze dość popularny model współpracy ze względu na ryzyka prawne, podatkowe, ubezpieczeniowe i imigracyjne. Warto jednak dodać, że w niektórych krajach ten model pracy spotkał się z ogromnym uznaniem i rządy tych państw zdecydowały się wprowadzić specjalne regulacje, formularze i wizy dla przyjezdnych pracujących w ramach tego typu formy pracy.

Praca zdalna w Kodeksie Pracy

W wyniku coraz częstszych sytuacji wykonywania pracy przez pracowników poza zakładem pracy,, w Polsce postanowiono uregulować szerzej kwestię pracy zdalnej i rozpoczęto pracę nad projektem wdrożenia pewnych zmian w Kodeksie Pracy (dalej: KP). Zmiany te swój rezultat będą miały już wkrótce, choć pracodawcy i pracownicy na zmiany te czekają już prawie 3 lata. W dniu 1 grudnia 2022 r. Sejm przyjął nowelizację KP – Ustawa z dnia 1 grudnia 2022 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (dalej: Nowelizacja), która wprowadza definicję pracy zdalnej i regulacje związane z tą formą wykonywania obowiązków.

Nowelizacja definiuje pracę zdalną jako pracę, która może być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. W zależności od potrzeb, umożliwiono pracownikowi pracę zdalną w szczególnych przypadkach jak np. stan nadzwyczajny, stan epidemii czy w sytuacji gdy zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej.

Co więcej, taka forma wykonywania obowiązków może być świadczona także okazjonalnie, na wniosek pracownika, który to powinien zostać złożony w postaci papierowej lub elektronicznej, w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym. Dotyczy to jednak szczególnych okoliczności i w uzasadnionej potrzebie pracownika (np. opieka nad członkiem rodziny).

Workation a kwestie prawne

Choć praca zdalna w końcu doczekała się swojego uregulowania w KP i coraz częściej staje się to „normą pracowniczą” to workation nie znajduje swojego uregulowania w przepisach prawnych.

W pewnej części możemy posługiwać się z definicją i regulacjami dotyczącymi obowiązków zawodowych zawartych w Nowelizacji, jednak świadczenie pracy zdalnej poza granicami Polski może wiązać się dodatkowo z większą ilością ryzyk, powstających również dla pracodawcy. Jak wskazano w definicji powyżej, przez pracę zdalną rozumie się pracę wykonywaną całkowicie lub częściowo w miejscu wykonywanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą. Takie sformułowanie co do zasady można stosować do pojęcia workation. W konsekwencji, pracodawca jeśli wyraża zgodę na wyjazd pracownika i świadczenie pracy jednocześnie, to niezbędne jest dostosowanie wszystkich czynników z poszanowaniem KP.

Co istotne – w odniesieniu do Kodeksu pracy – workation nie stanowi urlopu wypoczynkowego, bowiem pracownik w dalszym ciągu wykonuje swoją standardową pracę – zmieniają się tylko warunki jej świadczenia. Do workation nie znajdą zatem zastosowania przepisy art. 152 § 1 Kodeksu pracy.

Mimo wszystko, obie strony (pracodawcę i pracownika) obowiązywać będą pozostałe przepisy KP, obowiązujące w „standardowym” przypadku, jak również te nowowprowadzone zmiany z Nowelizacji. Pracownik zatem nadal zobowiązany będzie do sumiennego wykonywania swoich obowiązków, zgodnie ze swoimi zapisami umownymi, a pracodawca nie będzie mógł pozbawić go prawa do należnych mu świadczeń, takich jak pełnowymiarowy urlop czy przerwy od pracy.

Odnosząc się jednak do pewnego rodzaju utrudnień ze strony pracodawcy, podkreślić należy, że zmiana miejsca pracy może skutkować zmianami w zakresie ośrodków interesów życiowych, a także możliwym dostosowaniem się do prawa imigracyjnego państwa przyjmującego pracownika (w tym możliwość wymogu uzyskania pozwolenia na pracę lub pobyt). Niezbędne jest zatem śledzenie potencjalnych zmian stanu faktycznego oraz czynności jakie wykonuje pracownik.

Konsekwencje i ryzyka podatkowe

Odnosząc się do wyżej wspomnianej już rezydencji podatkowej, w przypadku nieograniczonego obowiązku podatkowego, pracownik będzie zobowiązany rozliczać się dla celów PIT w kraju macierzystym. W przypadku, gdy pracownik nieoczekiwanie zmieni rezydencje podatkową ze względu na spełnienie kilku istotnych czynników takich jak ilość dni spędzonych w ciągu roku kalendarzowego w danym kraju czy zmiana centrum interesów życiowych, należałoby odpowiednio rozpoznać obowiązki podatkowe podatnika i płatnika-pracodawcy w kraju, do którego rezydencja podatkowa została potencjalnie przeniesiona. Niezbędne jest zatem monitorowanie ilości dni spędzonych w danym kraju, a także informowanie pracodawcy o istotnych zmianach.

Kolejnym ryzykiem na które należy zwrócić uwagę jest możliwość powstania zakładu podatkowego dla pracodawcy i związane z tym rozliczenia w podatku CIT, które mogą się pojawić dla spółki będącej pracodawcą. Jeśli wykonywane zadania na workation nie kwalifikują się do działań o charakterze przygotowawczym lub pomocniczym, istnieje większe ryzyko powstania zakładu dla pracodawcy.

Obowiązki związane z workation

W celu uniknięcia potencjalnych ryzyk, ważne jest monitorowanie czynników, które mogą powodować zmianę rezydencji podatkowej pracownika. Należy mieć na uwadze w szczególności warunki co do ilości dni pobytu oraz przeanalizować to, czy podczas wykonywania pracy zdalnej za granicą pracownikowi nie zmieniła się rezydencja w wyniku zmiany pewnego stanu faktycznego w związku z jego pobytem.

Każdorazowo warto również analizować zapisy w odpowiednich umowach o unikaniu podwójnego opodatkowania. Należy pamiętać jednak, że wciąż istnieją państwa, z którymi Polska nie podpisała takich umów – wówczas w przypadku pracy zdalnej z takiego kraju zastosowanie będą miały przepisy podatkowe obowiązujące w danym kraju (bez zastosowania reguł odpowiednich dla ustalania rezydencji podatkowej – przekroczenia 183 dni czy posiadania centrum interesów osobistych lub gospodarczych, czy też dla uniknięcia podwójnego opodatkowania).

W przypadku, gdy workation będzie odbywać się w kraju unijnym, kwestie ubezpieczeń społecznych powinny być co do zasady prostsze – w ramach Unii Europejskiej istnieje bowiem koordynacja krajowych systemów zabezpieczania społecznego. Co do zasady pracownik wykonujący pracę zdalnie z innego państwa członkowskiego mógłby podlegać zasadom ubezpieczeniu w państwie, w którym co do zasady w sposób stały świadczy pracę. Pracownik powinien jednak wystąpić w tym celu o zaświadczenie A1, dzięki któremu potwierdzi ustawodawstwo swojego zabezpieczenia społecznego.

Pracodawca dodatkowo musi wziąć pod uwagę fakt, że w związku z workation mogą zacząć obowiązywać go również przepisy tamtejszego kraju, tj. obowiązki zagwarantowania pracownikowi warunków zatrudnienia zgodnych z ustawodawstwem tego kraju. To z kolei powoduje szereg dodatkowych pytań, które dodatkowo należałoby przeanalizować.

Istotne do zweryfikowania pozostają także kwestie związane z ewentualnymi wypadkami pracowników, BHP oraz bezpieczeństwem danych. Pracodawca zobowiązany jest zapewnić pracownikom wykonującym pracę zdalną bezpieczne i higieniczne warunki pracy. W formie pracy w modelu workation, analiza bezpieczeństwa pracy pracownika jest trudna, a niekiedy nawet niemożliwa. Wyzwaniem dla pracodawcy może okazać się ewentualny wypadek przy pracy w takiej formie, który może doprowadzić do skomplikowanych konsekwencji prawnych.

Workation z pewnością oferuje wiele zalet dla pracowników, jednak wymaga od nich doskonałej umiejętności organizacji oraz zarządzania czasem. Pracodawcy decydując się na wprowadzenie takiego benefitu, powinni szczegółowo przeanalizować wszystkie związane z tym konsekwencje, w tym podatkowe, z zakresu ubezpieczeń społecznych i prawne, a także ciążące na nich obowiązki. System ten na pewno w znaczący sposób może wpłynąć na renomę pracodawcy, przyciągnąć nowych potencjalnych pracowników oraz wyróżnić go na rynku pracy, niemniej jednak należy go wprowadzić w sposób przemyślany i zweryfikowany co do obowiązków prawno-podatkowych.

Serdecznie zapraszamy już 16 lutego br. na kolejny webinar pt.: Workation w firmie jako benefit dla pracownika – jak go wdrożyć w praktyce? Z jakimi ryzykami dla pracodawcy się wiąże?

Nasi eksperci przedstawią poniższe tematy:
?Czym jest „workation” i czym różni się od pracy zdalnej?
?Workation – korzyści dla pracownika a ryzyka podatkowe, prawne, składkowe pracodawcy
?Przypadki praktyczne
?Obowiązki pracownika a bezpieczeństwo prawnopodatkowe pracodawcy
?Jak usprawnić identyfikację ryzyk oraz wypełnienie wymogów przy workation – rozwiązania technologiczne

Webinar objęty jest patronatem Belgian Business Chamber (BBC) oraz Polish Portuguese Chamber of Commerce

Wszystkich zainteresowanych serdecznie zapraszamy do zapisów pod adresem gnowosielska@advicero.eu