Blog

Advicero Nexia
Strona główna / Blog / W którym państwie pracownik powinien podlegać ubezpieczeniu społecznemu gdy pracuje zdalnie za granicą?

W którym państwie pracownik powinien podlegać ubezpieczeniu społecznemu gdy pracuje zdalnie za granicą?

Praca w formie zdalnej wpływa na wiele aspektów związanych z zatrudnieniem, które pracodawca powinien wziąć pod uwagę przy decydowaniu się na wprowadzenie takiego benefitu pracowniczego w firmie. Kwestie przynależności do systemu zabezpieczenia społecznego regulują zarówno przepisy prawa wewnętrznego każdego kraju, jak i przepisy unijne dotyczące koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego harmonizujące kwestie na poziomie międzynarodowym.

Praca zdalna za granicą a państwo ubezpieczenia – zasady podlegania

Jak już wspomniano na wstępie, poszczególne państwa posiadają własne regulacje dotyczące ubezpieczenia i tym samym zastosowanie mogą znaleźć odmienne systemy, które znacząco mogą odbiegać od polskich standardów. Dlatego kluczowe jest, by każdorazowo zapoznać się z prawem państwa pobytu w kwestii obowiązku płacenia składek ubezpieczeniowych w danym kraju przy podjęciu decyzji o pracy zdalnej za granicą.

Podstawowym założeniem jest, że pracownik podlega ubezpieczeniom społecznym tylko w kraju, w którym faktycznie wykonuje pracę. Dotyczy to sytuacji nawet w której rzeczywiście pracownik jest zaangażowany i wykonuje pracę w kilku z państw.

Zagraniczne odpowiedniki ZUS mogą uznać, że pracownik ten będzie odpowiedzialny za ubezpieczenie w tym kraju. W rezultacie przedsiębiorstwo może być zobowiązane do zarejestrowania się w tym państwie i odprowadzania składek na ubezpieczenie pracownika. Do oceny takiej sytuacji niezbędna jest analiza przepisów unijnych lub międzynarodowych dotyczących koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego, systemów ubezpieczeń społecznych danego kraju czy lokalnych przepisów ubezpieczeniowych. Choć realne jest podleganie przez pracownika w pewnych okolicznościach nadal pod polski ZUS (przy spełnieniu odpowiednich warunków), to nie można wykluczyć, że w każdej sytuacji znajdą zastosowanie te wnioski.

Istotnym dokumentem przy określeniu miejsca podlegania ubezpieczeniom w przypadku wykonywania pracy poza terenem rezydencji jest Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 883/2004 z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego (dalej: „Rozporządzenie”), które określa kwestię uwarunkowań składkowych. Tak przykładowo, w myśl art. 12 Rozporządzenia, pracownik delegowany do drugiego państwa po spełnieniu odpowiednich warunków może nadal podlegać ubezpieczeniom społecznym w Polsce, „pod warunkiem, że przewidywany czas takiej pracy nie przekracza 24 miesięcy i że osoba ta nie jest wysłana, by zastąpić inną delegowaną osobę”.

Na mocy powyższego, należałoby zatem w pierwszej kolejności rozpoznać, czy pracownik wykonujący pracę w formie zdalnej może zostać uznany jako osoba oddelegowana, czy nie – w zależności od tego jaki jest cel wykonywania takiej pracy. Jeśli praca zdalna za granicą będzie związana  z delegowaniem pracownika, wówczas nie będzie rodziło to obowiązku ubezpieczeniowego w miejscu jej świadczenia w przypadku gdy nie przekroczy ona ustalonego czasu na mocy Rozporządzenia. W innym przypadku znajdą zastosowanie inne przepisy – w tym art. 13 wspomnianego dokumentu.

Znaczna część pracy na terenie UE

Na podstawie art. 13 Rozporządzenia, osoba, która wykonuje pracę najemną w dwóch lub więcej państwach członkowskich, podlega ustawodawstwu państwa członkowskiego, w którym ma miejsce zamieszkania, jeżeli wykonuje znaczną część pracy w tym państwie.

Znaczna część pracy najemnej lub z działalności na własny rachunek określana jest pod względem ilościowym, przy czym nie musi być to koniecznie największa część pracy. W pracy najemnej określa się czas pracy bądź wynagrodzenie i co do zasady, dla objęcia ubezpieczeniem w danym państwie istnieje konieczność wskazania co najmniej 25% udziału czasu pracy i wynagrodzenia pracownika w tym państwie. W praktyce ZUS również przyjęto ten wskaźnik do określenia spełnienia ilościowego wymogu  czasu pracy i wynagrodzenia pracownika w tym państwie.

Jeżeli w danym państwie członkowskim proporcja wykonywanej pracy będzie niższa niż 25%, to należy uznać, że znaczna część pracy nie jest wykonywana w tym państwie. W konsekwencji nie będzie możliwe objecie ubezpieczeniem społecznym w tym kraju. W przeciwnym przypadku, tj. pracy powyżej 25% lub wynagrodzenia w tym wymiarze, należałoby dokonać głębszej analizy podlegania ubezpieczeniu społecznemu w tym państwie. Wtedy rekomendowane jest wystąpienie o wydanie zaświadczenia A1, które będzie potwierdzało podleganie systemowi zabezpieczenia społecznego państwa, które wydało taki dokument oraz wystąpienie do ZUS (lub innego odpowiednika zagranicznego) z wnioskiem o ustalenie właściwej jurysdykcji objęcia ubezpieczeniem społecznym (tzn. wykluczenie bądź potwierdzenie polskiej jurysdykcji).

Z praktycznego punktu widzenia, jeśli ubezpieczenia społeczne będą płacone w innym miejscu niż w Polsce, należałoby co do zasady jednocześnie wykluczyć objęcie pracownika takim ubezpieczeniem w tym kraju w którym wykonywać będzie pracę zdalną.

Przy kwestiach decyzyjnych, jakim jurysdykcjom ubezpieczeniowym powinien podlegać pracownik wykonujący pracę zdalną, należałoby rozstrzygnąć, czy pracownik został przez przedsiębiorstwo oddelegowany celem świadczenia usług czy nie. Przykładowo, jeśli miejsce miałoby rozpoznanie kwestii oddelegowania pracownika do pracy w Polsce, istnieje możliwość pozostania pod zagranicznym odpowiednikiem systemu ubezpieczeń społecznych (ta sama sytuacja dotyczy pracownika polskiego wysłanego do pracy za granicą). W innym przypadku, należałoby rozpoznać podleganie pod ubezpieczenie społeczne pracownika w Polsce z uwagi na wykonywanie znacznej części wykonywania pracy na tym terytorium (jeśli wskaźnik ten przekroczyłby 25% udziału czasu pracy i wynagrodzenia).

W dniu 29 czerwca 2023 r. Polska podpisała umowę ramową UE w sprawie transgranicznej pracy zdalnej określającej nowe zasady zabezpieczenia społecznego. Przewiduje ona m.in., że ustawodawstwo kraju, w którym znajduje się siedziba pracodawcy może mieć nadal zastosowanie, jeśli praca zdalna wykonywana jest do 50% czasu pracy w kraju zamieszkania. Należy jednak mieć na uwadze, że nie wszystkie kraje zobowiązały się do jej podpisania. W konsekwencji, w przypadku niektórych państw nadal należałoby stosować zasady, o którym mowa w niniejszym artykule.