W świetle nowego obowiązku sporządzania i publikowania Informacji o realizowanej strategii podatkowej przez wybranych podatników podatku dochodowego od osób prawnych, przedsiębiorcy stają przed zadaniem opracowania i wdrożenia strategii podatkowej. O ile obowiązek posiadania strategii podatkowej nie wynika wprost z przepisów podatkowych, to jednak Informacja o realizowanej strategii podatkowej wskazuje na składanie swego rodzaju raportu przez podatników z tego jak, i na jakiej podstawie, realizowali swoje funkcje podatkowe. Pisaliśmy już o tym, jak podejść do sporządzenia i wdrażania strategii. W tym artykule chcielibyśmy zwrócić uwagę na niektóre trudności, które mogą pojawiać się nie tylko przy sporządzaniu, ale także przy wdrażaniu takiej strategii.

Zaangażowanie przedsiębiorstwa

Pierwszą trudnością praktyczną, z którą na pewno zmierzą się przedsiębiorcy, będzie poziom zaangażowania w sporządzenie i wdrożenie strategii podatkowej.

Zanim sporządzona zostanie strategia podatkowa, niezbędne będzie przeanalizowanie procesów zachodzących w przedsiębiorstwie, ich uporządkowanie, a być może również spisanie w formie oficjalnych procedur.

Taka analiza będzie wymagała dużego zaangażowania zarówno organu zarządzającego, działów księgowego, finansowego i prawnego, jak i działów niepodatkowych przedsiębiorstwa. W świetle prowadzenia działalności gospodarczej zebranie odpowiednich informacji oraz uporządkowanie procesów może zająć znaczną ilość czasu. Również koordynacja współpracy wielu osób w przedsiębiorstwie może okazać się wyzwaniem. Możliwe jest skorzystanie z usług zewnętrznych doradców w tym zakresie, jednak również w tym przypadku spółka musi być zaangażowana w analizę, tworzenie i wdrażanie strategii, choć zapewne w trochę mniejszym zakresie, gdyż samo spisanie strategii pozostanie po stronie zewnętrznego usługodawcy.

Pamiętając, że sporządzenie i wdrożenie to długotrwały proces, należy zapewnić sobie odpowiednią ilość czasu na jego przeprowadzenie.

Sposób prezentacji a faktyczna realizacja strategii podatkowej

Inną kwestią przysparzającą trudności w sporządzeniu, a następnie wdrożeniu strategii podatkowej może być trudność ujęcia pewnych działań przedsiębiorstwa w strategii podatkowej lub nawet konieczność ujęcia pewnych kwestii na nowo.

Należy wskazać, że trudność związana z kwestią prezentacji i faktycznej realizacji strategii podatkowej może wiązać się z tym, że pomimo spisania takiego dokumentu nie został on wdrożony od razu w przedsiębiorstwie lub, że taki dokument nie powstał w ogóle, a wszelkie działania są realizowane na podstawie „wieloletniej praktyki”.

W takich przypadkach po przeanalizowaniu działań przedsiębiorstwa oraz posiadanych procedur czy zasad warto zastanowić się nad modyfikacją strategii lub ułożeniem pewnych procesów na nowo, tak by kadra pracownicza przedsiębiorstwa miała możliwość zapoznania się ze strategią i przejścia do stosowania procedur w sposób prawidłowy. W takim przypadku kluczowa jest rola organu zarządzającego oraz kierownictwa, które powinno wskazać jak ważne jest realizowanie założeń strategii, która jest kwestią odpowiedzialności przedsiębiorstwa. Organ zarządzający powinien również zadbać o to, by strategia była faktycznie realizowana, a w razie potrzeby uzupełniać ją i modyfikować.

Brak spisanych procedur

W związku z coraz większą ilością obowiązków sprawozdawczych nakładanych na przedsiębiorstwo wymagana jest coraz większa uważność przedsiębiorców w tym zakresie. Często przepisy podatkowe wymagają posiadania danej procedury w formie pisemnej, a niekiedy również organy podatkowe oczekują przedstawienia spisanych procedur regulujących kwestie podatkowe. Wydaje się, że nowy obowiązek związany z publikowaniem Informacji o realizowanej strategii podatkowej spowoduje, że niezbędnym działaniem po stronie przedsiębiorców będzie spisanie lub uzupełnienie procedur podatkowych w przedsiębiorstwie w świetle konieczności wskazania jakie procedury realizuje dany podmiot.

Pomimo że w odniesieniu do niektórych kwestii nie ma obowiązku sporządzania pisemnych procedur, bezpieczniejszym podejściem byłoby przeanalizowanie funkcjonujących w spółce procesów, odpowiednie ich sformalizowanie oraz zapoznanie z nimi pracowników przedsiębiorstwa. Kwestia ta może sprawić o tyle trudności, że jeżeli analiza zostanie przeprowadzona zbyt pobieżnie lub w ostatniej chwili (np. na potrzeby kontroli podatkowej), to nie wszystkie procesy wymagające wdrożenia procedury mogą zostać zidentyfikowane lub prawidłowo opisane.

Tajemnica handlowa

W związku z zastrzeżeniem wskazanym w przepisach dotyczącym wyłączenia od publikowania informacji objętych tajemnicą handlową, przemysłową, zawodową lub procesu produkcyjnego, które można określić również jako tajemnica przedsiębiorstwa, część z przedsiębiorców stanie przed dylematem, co konkretnie uznawane jest za tajemnicę przedsiębiorstwa.

Zgodnie z art. 11 ust. 2 ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, tajemnicą przedsiębiorstwa są: informacje techniczne, technologiczne, organizacyjne przedsiębiorstwa lub inne informacje posiadające wartość gospodarczą, które jako całość lub w szczególnym zestawieniu i zbiorze ich elementów nie są powszechnie znane osobom zwykle zajmującym się tym rodzajem informacji albo nie są łatwo dostępne dla takich osób, o ile uprawniony do korzystania z informacji lub rozporządzania nimi podjął, przy zachowaniu należytej staranności, działania w celu utrzymania ich w poufności.

Przepisy podatkowe mimo odwołania się do tajemnicy przedsiębiorstwa nie wprowadzają jej definicji na gruncie prawa podatkowego. Kryteria, które należałoby wziąć pod uwagę w rozpatrywaniu danej informacji jako tajemnicy przedsiębiorstwa to m.in.

• wartość gospodarcza danej informacji dla przedsiębiorstwa,
• poufność informacji – należy rozważyć czy informacje nie są powszechnie znane i nie są łatwo dostępne,
• działania ochronne – należy rozważyć czy w odniesieniu do tych informacji podjęto działania ochronne mające na celu utrzymanie ich w poufności.

Wśród informacji uznawanych za tajemnicę przedsiębiorstwa można wskazać na przykład: stosowane rozwiązania techniczne, produkcyjne; dane klientów; know-how przedsiębiorstwa; planowane działania rozwojowe.

W świetle braku definicji w prawie podatkowym oraz bezpośredniego odwołania się do regulacji ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji trudno jednoznacznie wskazać które informacje będą ostatecznie uznane za tajemnicę w rozumieniu wyłączenia z art. 27c Ustawy o CIT i tym samym będą wyłączone z zakresu strategii podatkowej.

Zagadnienie strategii podatkowej w przedsiębiorstwie to kwestia złożona i czasochłonna w realizacji. Nie można zatem odkładać jej na dalszy termin. Przepisy są nieubłagane – do końca 2021 roku należy złożyć Informację o realizowanej strategii podatkowej. Może okazać się zatem, że niektórzy zbyt późno podejmą temat strategii podatkowej i informacja objęta obowiązkiem publikacji będzie niekompletna/niezweryfikowana. Warto zatem skrupulatnie pochylić się nad tym tematem, póki jest jeszcze czas.