W kolejnym artykule z cyklu „Polski Ład” omawiamy zmiany dotyczące sposobu prowadzenia ksiąg podatkowych i ewidencji. Planowane propozycje w tym obszarze wiążą się z dodatkowymi obowiązkami po stronie przedsiębiorców.
Nowy sposób prowadzenia i przesyłania ksiąg
Projekt ustawy zakłada wprowadzenie obowiązku prowadzenia ksiąg rachunkowych, podatkowej księgi przychodów i rozchodów, a także ewidencji lub wykazu środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych w formie elektronicznej za pomocą programów komputerowych. Zgodnie z uzasadnieniem do projektu księgi mają być przesyłane w formie ustrukturyzowanej na zasadach przewidzianych w Ordynacji podatkowej.
Analogiczne regulacje są projektowane dla podatników prowadzących działalność gospodarczą opodatkowanych zarówno CIT, PIT jak i w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych. Obowiązkiem tym projekt ustawy obejmuje również podmioty prowadzące działy specjalne produkcji rolnej, z tytułu prowadzenia których dochody są ustalane na podstawie prowadzonych ksiąg.
Terminy przesyłania ksiąg i ewidencji
Obowiązek przesyłania ksiąg i ewidencji (wykazów) będzie obejmował zarówno okresy miesięczne / kwartalne, jak i roczne. Księgi będą musiały być przesyłane odpowiednio według stanu na ostatni dzień miesiąca / kwartału i po zakończeniu roku, a ich przekazanie będzie musiało nastąpić w następujących terminach:
| PIT | o ile podmiot uiszcza miesięczne / kwartalne zaliczki na podatek dochodowy – w terminie do 20 dnia miesiąca następującego po upływie odpowiednio tego miesiąca albo kwartału po zakończeniu roku – do 30 kwietnia następnego roku |
| Ryczałt | o ile podmiot uiszcza miesięczne / kwartalne zaliczki na podatek dochodowy – w terminie do 20 dnia miesiąca następującego po upływie odpowiednio tego miesiąca albo kwartału po zakończeniu roku – do końca lutego następnego roku |
| CIT | po zakończeniu roku – do końca trzeciego miesiąca następnego roku |
Dodatkowe dane wskaże rozporządzenie
Projektowane przepisy wskazują także, że minister właściwy do spraw finansów publicznych może określić w drodze rozporządzenia takie elementy jak:
- podmioty zwolnione z obowiązku miesięcznego lub kwartalnego przesyłania ksiąg i ewidencji,
- dodatkowe dane, o które należy uzupełnić prowadzone księgi, ewidencje i wykaz.
Wprowadzone rozporządzeniem regulacje mają, według uzasadnienia projektu ustawy, uwzględniać konieczność zapewnienia prawidłowości rozliczeń podatników oraz kontroli obowiązków podatników przez organ podatkowy, identyfikowania obszarów, w których występują nadużycia w podatku, lub obszarów narażonych na te nadużycia, oraz możliwości techniczno-organizacyjne prowadzenia przez podatników ksiąg i ewidencji.
Ponadto dodatkowe dane mają być zbierane w celu zmniejszenia obciążeń przedsiębiorców związanych z prowadzeniem kontroli poprzez umożliwienie organom podatkowym weryfikację prawidłowości rozliczeń, bez konieczności prowadzenia czynności kontrolnych w siedzibie przedsiębiorcy. W praktyce natomiast, może okazać się to utrudnieniem dla podatników z uwagi na obciążanie ich dodatkowymi obowiązkami, zwłaszcza, że dotyczyć ma to także mniejszych przedsiębiorców. Z drugiej strony comiesięczny/ kwartalny wgląd w księgi/ ewidencje podatników może przyczynić się do wszczynania mniejszej liczby kontroli podatkowych, gdyż nieprawidłowości będą mogły być korygowane na bieżąco.
Założeniem tego rozwiązania jest również przyczynienie się do umożliwienia wdrożenia usługi Twój e-PIT / CIT dla przedsiębiorców. W projekcie „Polskiego Ładu” jednak nie odniesiono się do tej kwestii. Nie jest zatem pewne czy i kiedy rozwiązanie to mogłoby być wdrożone dla przedsiębiorców.
Projekt rozporządzenia KPIR
Opublikowano również pakiet rozporządzeń do „Polskiego Ładu”, wśród których znalazł się także projekt rozporządzenia Ministra Finansów, Funduszy i Polityki Regionalnej w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Biorąc pod uwagę treść obowiązującego obecnie rozporządzenia z dnia 23 grudnia 2019 r. (Dz.U. 2019 r. poz. 2544), projekt nowego rozporządzenia zawiera przede wszystkim zmiany w zakresie wskazania sposobu prowadzenia KPIR, tj. prowadzenie księgi wyłącznie w systemie teleinformatycznym, oraz dostosowania pozostałych przepisów do tego wymogu.
W ramach zmian dostosowujących przepisy rozporządzenia do nowego sposobu prowadzenia ksiąg, treść dotychczasowego § 28 pkt. 1, w którym wskazano warunki uznania księgi za prawidłową, została przeniesiona do §5 pkt 2, przy czym nie dokonano zmian w dotychczasowej treści tych warunków.
Pozostałe planowane zmiany to usunięcie z treści rozporządzenia przepisów regulujących prowadzenie ksiąg w sposób papierowy. Warto zaznaczyć jednak, że zmianie nie uległ §7 obecnie obowiązującego rozporządzenia, zgodnie z którym nadal wymagane będzie zbroszurowanie i kolejno ponumerowanie stron ewidencji sprzedaży prowadzonej przez podatnika zlecającego prowadzenie księgi do biura rachunkowego (nie dotyczy podatników, którzy prowadzą ewidencję przy zastosowaniu kas rejestrujących).
Projektowane regulacje (jeżeli wejdą w życie w niezmienionej formie) będą z pewnością dużą zmianą, szczególnie dla mniejszych przedsiębiorców i pociągną za sobą koszty, m.in. zakupu odpowiedniego programu, dostosowania posiadanego programu do nowych regulacji lub rozpoczęcia korzystania z usług biura rachunkowego.
Trudno jest również nie odnieść się do kwestii dodatkowych danych, które miałyby być prezentowane przez przedsiębiorców. Co prawda opublikowany projekt rozporządzenia nie wprowadza nowego szerszego katalogu danych, które powinny znaleźć się w księgach, aczkolwiek nie można wykluczyć, że przed wejściem w życie ustawy oraz rozporządzenia nie zostaną w nim wprowadzone zmiany, lub że w przyszłości katalog danych nie zostanie rozszerzony nowym rozporządzeniem. Treść obecnie proponowanego przepisu ustawy w tym zakresie pozostawia Ministrowi Finansów szerokie pole w określeniu danych, o które być może trzeba będzie uzupełnić przesyłane pliki – pytanie jak bardzo szeroki zakres danych będą zmuszeni przedstawić w ramach ksiąg podatnicy?
Według projektu nowy sposób wywiązywania się z tych obowiązków miałby wejść w życie 1 stycznia 2023 r.