Czym jest PEO i jakie są korzyści?

PEO (ang. professional employer organization) czyli inaczej profesjonalne organizacje pracodawców zwane również firmami outsroucingowymi, które świadczą na rzecz danych przedsiębiorstw usługi w obszarze zarządczym pracowników. PEO określa się również jako firmę specjalizującą się w zarządzaniu zasobami ludzkimi. Zauważa się, że z usług takich organizacji korzystają głównie małe i średnie firmy, które przenoszą swoje określone obowiązki administracyjne na te podmioty. Zwykle PEO dysponuje szerokim zakresem obowiązków w tym m.in. z zakresu HR, obsługi prawnej czy podatkowej, obsługi klienta czy obsługi księgowej. PEO pełni funkcje związane głównie z doradztwem w zakresie zasobów ludzkich, rozliczaniem płac, w tym rozliczaniem podatków od wynagrodzeń, ubezpieczeń czy świadczeń zdrowotnych.

Warto jednak zwrócić uwagę, że współpraca z PEO opiera się na umowie zawartej pomiędzy PEO a danym klientem. W praktyce, można stwierdzić, że PEO pełni funkcję tzw. współ-pracodawcy, w stosunku do pracowników, których zatrudnia dany klient.

Firmy outsourcingowe PEO swoim działaniem mogą przypominać funkcjonowanie tradycyjnych headhunteró1) czy też agencji pracy tymczasowej, jednak wyróżnia je w szczególności zakres uprawnień. Należy zwrócić uwagę, iż jest to pewna forma pośrednictwa, która usprawnia proces i obowiązki pracodawcy, różni się więc głównie aspektem prawno-podatkowym. PEO i agencję pracy tymczasowej odróżnia to, że w tym pierwszym przypadku, firma PEO współpracuje z klientami i przejmuje ich niektóre funkcje, w tym cały proces HR związany z zatrudnieniem pracowników czy kwestii zapłaty podatków. Główną korzyścią świadczenia usług przez PEO jest zatem kompleksowe i globalne przejęcie obowiązków w zakresie obsługi płac, HR, podatków czy zarządzania pracownikami. Mając zatem na uwadze tak szeroko objęte funkcje, gdyby PEO funkcjonowało na terytorium Polski w pełnym modelu, mogłoby być zobowiązane również do pobierania i wpłaty składek ZUS od pracowników zatrudnianych dla danego klienta. Należy mieć na uwadze, że PEO odpowiada za bezpośrednie zatrudnienie pracowników, jednak już funkcje kontrolne oraz przydział określonych prac dla pracowników należy do klienta, czyli faktycznego pracodawcy.

Patrząc na rynki zagraniczne – głównie Stany Zjednoczone – korzystanie z usług PEO przekłada się na kolejne korzyści – zminimalizowanie kosztów ubezpieczenia pracowników, poprzez co do zasady silniejszy potencjał negocjacyjny w zakresie warunków ubezpieczeń oraz świadczeń zdrowotnych. Takie odciążenie klienta od obowiązków HR nie tylko może przyczynić się do zmniejszenia kosztów, jakie ponosi pracodawca w związku z zatrudnianiem pracowników, ale może pomóc również zminimalizować koszty wynikające z rozmaitych aspektów prawnych związanych z żądaniami pracowników.

PEO jest korzystny przede wszystkim dla średnich i małych firm, które często nie dysponują dużym zapleczem finansowym czy organizacyjnym w przedsiębiorstwie. Takie usługi są szczególnie korzystne dla podmiotów planujących rozszerzanie swojej działalności na inne państwa, w tym m.in. dla start-upów czy organizacji pozarządowych.

Ryzyka związane z funkcjonowaniem PEO

Czy PEO ma szansę funkcjonować w polskim systemie prawnym? Mając na uwadze art. 26 Ordynacji podatkowej, który wskazuje, że podatnik odpowiada swoim całym majątkiem za wynikające ze zobowiązań podatkowych podatki, należy uznać, że kluczowe jest tutaj opłacenie podatku z własnych środków pieniężnych podatnika. Dodatkowo, zgodnie z art. 62b ust. 3 Ordynacji podatkowej, zapłata podatku może nastąpić przez inny podmiot, w przypadku gdy kwota podatku nie przekracza 1000 zł. Co więcej, zgodnie z powszechnie obowiązującymi zasadami, składki ZUS powinny zostać wpłacane przez płatnika składek – czyli pracodawcę. Już te formalne ograniczenia powodują, że efektywność współpracy polskiego przedsiębiorcy z PEO musi być znacznie ograniczona. Wynika to z prostego faktu, iż niemożliwym jest przeniesienie pewnych funkcji z polskiego pracodawcy na usługodawcę typu PEO.

Mając na uwadze powyżej wskazane, ale też inne obowiązujące regulacje, istnieje ryzyko niemożności wykonania usług przez taką organizację na terytorium Polski, ale też braku możliwości uznania takiego kosztu w przedsiębiorstwie.

Nie sposób nie wspomnieć, że z perspektywy organów podatkowych funkcjonowanie PEO w innym państwie może zostać uznane jako zakład podatkowy danego przedsiębiorcy. W zależności od sytuacji, takie usługi mogą powodować zobowiązania w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych w innej jurysdykcji.

PEO w Polsce i na świecie

Niewątpliwie funkcjonowanie PEO zostało zapoczątkowane w USA, gdzie opracowano skuteczne i efektywne modele działania w zakresie zatrudniania pracowników nie tylko na obszarze tego kraju, ale również poza jego granicami. Korzystanie z PEO to w USA przede wszystkim korzyści polegające na braku ponoszenia konsekwencji ze strony pracodawcy względem różnorodnych regulacji prawnych obowiązujących w innych krajach. O skali zaangażowania PEO w USA świadczy chociażby sam fakt, że organizacja PEO – zamiast właściwego pracodawcy – pojawia się na rozliczeniach płac i podatkowych danego pracownika, co jest akceptowane z punktu widzenia regulacji podatkowych. Silny rozwój profesjonalnych organizacji pracodawców obserwuje się już m.in. w Chinach i niektórych krajach w Europie.

PEO niewątpliwie jest rozwiązaniem przede wszystkim innowacyjnym i posiada potencjał do zredukowania licznych kosztów związanych z zatrudnianiem pracowników, organizacją ich pracy, wypełnianiem obowiązków formalnych. Niestety PEO nie może w pełni funkcjonować w obecnym polskim porządku prawnym. Mając na uwadze jego liczne korzyści, miejmy nadzieję, iż obowiązujące w Polsce regulacje dotyczące ZUS, PIT, ale także w zakresie Kodeksu pracy będą ewoluowały w kierunku umożliwiającym pełny outsourcing w zakresie obowiązków pracodawcy.