Wyjazd integracyjny to wyjazd, którego celem jest pobudzenie team spirit’u zespołu, jak i samo w sobie zespolenie pracowników podczas wspólnych działań i zabaw, które polepszają ich kontakty, a przy okazji pokazują pracodawcy predyspozycje pracownika, które później może on wykorzystać do realizacji celów i zysków ważnych dla przedsiębiorstwa. Perspektywę wyjazdu integracyjnego i możliwości jego organizacji zmieniła niestety pandemia Covid. W tym trudnym dla wszystkich czasie pracodawcy chcąc podtrzymywać tradycje wyjazdów integracyjnych starają się dostosować i zaadaptować do ciągle zmieniających się ograniczeń, mając nadzieje na zapewnienie kadrze, pracującej w trybach hybrydowych, poczucia przynależności do zespołu podczas wspólnej zabawy w całym gronie spotykając się na żywo. Niniejszy artykuł ma na celu pomóc pracodawcom we właściwym i legalnym przygotowaniu takiego wyjazdu.

Wątpliwości

Pojawia się pytanie po stronie pracodawcy, który chce zdecydować się pomimo panującej pandemii na taką formę integracji, jak zorganizować bezpieczny wyjazd w dobie pandemii i czy istnieją prawnie uregulowane wytyczne takiej organizacji? Również pytaniem stało się to, czy pracodawca może uzyskać od pracowników informację, o tym czy są zaszczepieni z uwagi na to, że pracodawca nie chce przekroczyć limitu osób mogących przebywać w 1 środku transportu, bo do limitu nie są wliczane osoby zaszczepione.

Co zatem ma zrobić pracodawca wiedząc, że podstawą prawną do odmowy wzięcia udziału w wyjeździe integracyjnym przez pracownika jest na przykład art. 210 § 1 KP, który stanowi, że w razie, gdy warunki pracy nie odpowiadają przepisom bezpieczeństwa i higieny pracy i stwarzają bezpośrednie zagrożenie dla zdrowia lub życia pracownika albo gdy wykonywana przez niego praca grozi takim niebezpieczeństwem innym osobom, pracownik ma prawo powstrzymać się od wykonywania pracy, zawiadamiając o tym niezwłocznie przełożonego? Jak pracodawca może się prawnie zabezpieczyć przed ewentualnymi roszczeniami i czy w ogóle są takie regulacje? Wychodząc powyższemu naprzeciw, poniżej analizuję wszystkie aspekty, które mogą zabezpieczyć pracodawcę.

Kwestie BHP

Zgodnie z przepisem art. 207 Kodeksu pracy, pracodawca ponosi odpowiedzialność za stan bezpieczeństwa i higieny pracy w zakładzie pracy i jest obowiązany chronić zdrowie i życie pracowników przez zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy przy odpowiednim wykorzystaniu osiągnięć nauki i techniki. Do jego obowiązków należy m. in.: organizowanie pracy w sposób zapewniający bezpieczne i higieniczne warunki pracy, reagowanie na potrzeby w zakresie zapewnienia bezpieczeństwa i higieny pracy oraz dostosowywanie środków podejmowanych w celu doskonalenia istniejącego poziomu ochrony zdrowia i życia pracowników, biorąc pod uwagę zmieniające się warunki wykonywania pracy. W związku z tym należy pamiętać, że pomimo bycia na wyjeździe służbowym pracowników nadal wiąże gotowość do podjęcia pracy.

Obowiązki wynikające z przepisów o COVID

Żeby więc zapewnić ogólne bezpieczeństwo pracownikowi podczas wyjazdu w aspekcie sanitarno-epidemiologicznym bardzo ważnym elementem jest po pierwsze przepływ informacji na linii pracodawca-pracownik, a co za tym idzie, poinformowanie pracowników o tym, że w wydarzeniu nie może brać udziału osoba z objawami zbieżnymi z COVID-19 lub przebywająca w izolacji lub kwarantannie oraz poprosić uczestników wyjazdu o wypełnienie oświadczenia na temat stanu zdrowia w dniu wyjazdu. Pracodawca powinien również wydać odpowiednie zalecenia skierowane do pracowników wskazujące sposób postępowania w związku z zachowaniem bezpieczeństwa w czasach Covidowych, oparte na zaleceniach Ministra Zdrowia w tym zakresie, a obowiązkiem pracowników jest ich wykonywanie. W przypadku wystąpienia u uczestnika wyjazdu objawów zbieżnych z COVID-19 – należy niezwłocznie odseparować go od innych osób i poprosić, aby udał się do domu oraz poinformować go o konieczności pozostania w domu oraz kontaktu telefonicznego z lekarzem podstawowej opieki zdrowotnej (uzyskanie teleporady medycznej). Również ważną czynnością w takiej sytuacji jest ustalenie listy osób, z którymi ta osoba miała kontakt oraz ustalenie miejsc w których się poruszał w celu zgłoszenia potrzeby zdezynfekowania danego miejsca przez personel obiektu. Powyższe informacje są wytycznymi dostępnymi na stronie rządowej i tyczą się organizowania imprez w trakcie epidemii, ale w naszej opinii stanowią one wskazówkę również w przypadku organizacji wyjazdu integracyjnego.

RODO a prawo pracy

Jeśli chodzi o udzielenie pracodawcy informacji o stanie zdrowia jak i o byciu zaszczepionym, jest wątpliwym, czy pracodawca może od pracowników tego wymagać, ponieważ są to dane szczególnie wrażliwe i stanowią dokumentacje medyczną pracowników zgodnie z art. 9 ust. 1 RODO, w związku z czym są chronione w wyższym stopniu niż inne dane osobowe. Jednakże, dalsze przepisy art. 9 RODO stanowią, że pracodawca może uzyskać od pracowników takie dane tylko i wyłącznie, jeśli pracownik dobrowolnie wyrazi na to zgodę. Kodeks pracy określa katalog danych, do których dostęp może mieć pracodawca w art. 22¹ Kodeksu pracy, jednak jest on na tyle otwarty, że powołując się na art. 22¹ § 4, mówiący o tym, że gdy jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub obowiązku wynikającego z przepisu prawa, rozważyć trzeba, czy istnieje konkretny przepis nakładający uprawnienie lub obowiązek w omawianym zakresie.

Kwestie epidemiologiczne

Biorąc pod uwagę obowiązek noszenia maseczki w komunikacji miejskiej, w przypadku transportu na wyjazd integracyjny nie ma różnicy pomiędzy zawężonym gronem osób z zakładu pracy a obcymi osobami z autobusu miejskiego. Osoby przebywające w zbiorowym środku transportu takie maseczki powinny mieć, niezależnie od tego, czy ilość wolnych miejsc wynosi połowę łącznej ich liczby.

Oczywistym obowiązkiem pracodawcy określonym w rozporządzeniu Rady Ministrów z 6 maja 2021 r. w sprawie ustanowienia określonych ograniczeń, nakazów i zakazów w związku z wystąpieniem stanu epidemii jest zapewnienie uczestnikom wyjazdu podstawowych środków ochrony zdrowia, tak jak w zakładzie pracy. Warto też zwrócić uwagę, czy w miejscu wyjazdu przestrzegane są te zalecenia, na przykład czy personel wybranego przez nas miejsca kilka razy dziennie prowadzi dezynfekcje miejsc wspólnych typu łazienka, hol, stołówka jak i dezynfekcje uchwytów otwierających drzwi pomieszczeń i toalet. Jako strona umowy najmu krótkotrwałego, pracodawca ma pełne prawo wymagać przestrzegania tych przepisów przez usługodawcę, który zupełnie niezależnie ponosi odpowiedzialność za ich ewentualne złamanie.

Jeśli chodzi o spożywanie wspólnych posiłków to należy zwrócić uwagę na przepisy odnoszące się do funkcjonowania gastronomii. Pamiętajmy, że restauratorzy są zobowiązani do zachowania odpowiednich odstępów między stolikami jak i prowadzenia ich dezynfekcji, dzięki czemu odciążają pracodawcę z zapewnienia tego obowiązku, jak i zdejmują z niego odpowiedzialność w tym zakresie. Jedynym o czym musimy pamiętać to to, że goście restauracyjni są zobowiązani do pozostania w maseczkach zakrywając usta i nos do momentu zajęcia stolika, przy którym będą spożywać posiłki. Także w tym wypadku pracodawca jako strona umowy o świadczenie usługi ma pełne prawo do wymagania przestrzegania przepisów przez usługodawcę.

Warto też te wszystkie zasady przypomnieć pracownikom przed wyjazdem, co jest również elementem dbania o bezpieczeństwo pracowników.

Integracja w pandemii

Przechodząc już do meritum wyjazdu integracyjnego pozostaje kwestia wyboru formy integracji, z jakiej najlepiej skorzystać. Chcąc dostosować się do panujących warunków epidemicznych usługodawcy, którzy dotychczas zajmowali się organizacją wyjazdów integracyjnych rozszerzyli swoją działalność o organizację integracji z zachowaniem przyjętych zasad bezpieczeństwa przeciw transmisji wirusa. W swojej ofercie podmioty takie prezentują szeroki katalog propozycji integracji na świeżym powietrzu z uwzględnieniem zapewnienia wszystkich obowiązkowych zasad i środków ochrony zdrowia.

Jak zostało wskazane powyżej nie stanowi problemu dla pracodawcy zastosowanie wszystkich zasad bezpieczeństwa panujących w naszym kraju, bo środki te są ogólnie dostępne. Jak udowodniono powyżej, pracodawca może więc bez problemu wywiązać się z obowiązku zapewnienia pracownikom bezpiecznego wyjazdu integracyjnego jak i samej integracji. Jednak to od pracownika zależy czy będzie przestrzegał odgórnie ustalonych zasad bezpieczeństwa, a taki właśnie obowiązek na podstawie art. 100 § 2 pkt 3 kodeksu pracy podczas przebywania w zakładzie pracy, a w tym wypadku podczas wyjazdu firmowego na nim właśnie spoczywa.

This post is also available in: EN