1 grudnia 2022 r. Sejm przyjął nowelizację Kodeksu pracy – Ustawę o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (dalej: „Nowelizacja”), która wprowadza długo wyczekiwaną definicję pracy zdalnej, jednocześnie umożliwiając już formalnie wykonywanie pracy w takiej formie. Wcześniejsze zapisy znajdujące się w Kodeksie pracy odnosiły się wyłącznie do tzw. „telepracy”, która nie do końca znajduje zastosowanie do pracy zdalnej wykonywanej w dzisiejszych czasach. Stosowanie formuły telepracy spotyka się z licznymi ograniczeniami, głównie ze względu na nieaktualny charakter tej formy wykonywania pracy zawarty w ustawie.

Zgodnie z ustawową definicją, praca zdalna to praca „wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość” – proponowany art. 6718 Kodeksu pracy.

Oprócz wykonywania pracy całkowicie lub częściowo w trybie zdalnym, w Nowelizacji można znaleźć również zaproponowane przepisy dotyczące tzw. pracy okazjonalnej. Finalne ustalenia rządu wskazują, że wymiar jej świadczenia ustalono na krótszy okres w roku kalendarzowym (tj 24 dni) niż proponowano pierwotnie – 36 dni (a nawet pojawiające się w dyskusjach 52 dni).

Jak czytamy w uzasadnieniu do Nowelizacji: „(…) w odpowiedzi na postulaty zgłaszane na każdym etapie dyskusji z partnerami społecznymi przez organizacje pracodawców, projektodawca zdecydował się także uregulować wprost w K.p. pracę zdalną okazjonalną. Regulacja ma na celu zapewnienie możliwości dalszego funkcjonowania tzw. home office, które od dnia wejścia w życie ustawy będzie jednak musiało spełniać kryteria określone w K.p. dla pracy zdalnej okazjonalnej.”

Okazjonalna praca zdalna w świetle Nowelizacji

Odnosząc się do kryteriów, o których mowa powyżej, w pierwszej kolejności wskazać należy, iż w przeciwieństwie do standardowej pracy zdalnej, okazjonalna praca zdalna miałaby zapewnić pracownikom pracującym w zakładzie pracy możliwość pracy zdalnie w ustalonym z pracodawcą miejscu i okolicznościach incydentalnych i szczególnych, uzasadnionych wyłącznie interesem pracownika. Zgodnie z art. 6733 § 1 Nowelizacji, taka możliwość ma przysługiwać pracownikom w wymiarze ograniczonym do 24 dni w roku kalendarzowym.

Ze względu na tę incydentalność, w przypadku okazjonalnej pracy zdalnej nie będą stosowane przepisy dotyczące między innymi:

• ustalenia zasad wykonywania takiej pracy zdalnej w porozumieniu zawartym ze związkami zawodowymi lub w regulaminie,
• przekazania dodatkowej informacji o warunkach zatrudnienia pracownika,
• możliwości efektywnego wycofania się przez każdą ze stron z wykonywania pracy zdalnej,
• zapewnienia przez pracodawcę materiałów i narzędzi niezbędnych do wykonywania pracy zdalnie,
• wyłączenia obowiązku przeprowadzania szkoleń okresowych pracowników zatrudnionych na stanowiskach administracyjno-biurowych, niezależnie od rodzaju przeważającej działalności pracodawcy.

Powyższe wyłączenia mają zachęcić pracodawców do przychylnego podejścia do tej formy pracy. Okazjonalna praca zdalna ma być niewątpliwie formą bardziej korzystną dla pracowników w sytuacjach nagłych, wymagających od nich nieobecności w stałym miejscu świadczenia pracy ze względu na wyjątkowe sytuacje, a wyłączenia wskazane powyżej mają dodatkowo wyodrębnić okazjonalną pracę zdalną i odróżnić ją od częściowej pracy zdalnej, jednocześnie zapewniając przy tym większą elastyczność co do miejsca wykonywania pracy.

Co do zasady, pracodawca nie będzie mógł odmówić pracy zdalnej m.in. rodzicom, którzy wychowują dziecko do 4 roku życia, rodzicom i opiekunom, którzy opiekują się osobą z niepełnosprawnością w rodzinie i kobietom w ciąży. Chyba, że nie będzie to możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika (np. służb mundurowych).

Wyłącznie pracownik może wnioskować o świadczenie okazjonalnej pracy zdalnej, a pracodawca powinien w miarę możliwości ten wniosek uwzględnić (o ile rodzaj pracy na to pozwala). Ponadto ze względu na wyłączenie w stosunku do okazjonalnej pracy zdalnej niektórych przepisów dotyczących ogólnej/częściowej pracy zdalnej jej warunki powinny być ustalane każdorazowo z pracodawcą. W przeciwieństwie jednak do pracy zdalnej w pełnym wymiarze, pracownikowi nie będzie przysługiwał ekwiwalent za poniesienie dodatkowych kosztów.

Podsumowując, okazjonalna praca zdalna może być świadczona przez pracownika w sytuacji incydentalnej, na jego wniosek i na warunkach ustalonych na tę potrzebę z pracodawcą, w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w ciągu roku kalendarzowego, o ile rodzaj pracy na to pozwala. Choć same przepisy wydają się być dość nieprecyzyjne, może się to okazać bardzo korzystnym rozwiązaniem zarówno dla pracodawcy jak i pracownika ze względu na możliwość korzystania z tego modelu ad hoc.

Opodatkowanie dodatków przy pracy zdalnej

Zgodnie z Nowelizacją, zapewnienie pracownikowi wykonującemu pracę zdalną przez pracodawcę materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, pokrycie kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej przez pracownika i wypłata ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu nie stanowią dla pracownika przychodu w rozumieniu ustawy o PIT.

Zagwarantowane ustawą zmiany niewątpliwie są korzystne dla pracowników, bowiem wypłacane dodatki w świetle Nowelizacji, w formie ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu, nie będą podlegać opodatkowaniu. Aby te przepisy znalazły zastosowanie , koszty te muszą być jednak bezpośrednio związane z eksploatacją sprzętu niezbędnego do wykonywania pracy zdalnej.

Wysokość ryczałtu odpowiadać ma przewidywanym kosztom, które ponoszone będą przez pracownika. Jak wskazano w Nowelizacji, przy ustalaniu wysokości ekwiwalentu albo ryczałtu bierze się pod uwagę w szczególności normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, ich udokumentowane ceny rynkowe oraz ilości materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy i ceny rynkowe tego materiału, a także normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych.

Powyższy artykuł jest pierwszym z serii, w której skupiamy się na istocie zaprezentowania komplikacji prawno-podatkowych w kontekście wykonywania pracy zdalnej w Polsce i za granicą. W ramach cyklu zaadresujemy najczęściej zadawane przez Klientów pytania w zakresie home office, workation i pracy zdalnej.