Blog

Advicero Nexia
Strona główna / Blog / Jak praktycznie podejść do wdrożenia strategii podatkowej w przedsiębiorstwie?

Jak praktycznie podejść do wdrożenia strategii podatkowej w przedsiębiorstwie?

Zbliża się termin realizacji obowiązku sporządzenia oraz publikacji przez określone grupy podatników Informacji o realizowanej strategii podatkowej (więcej o Informacji pisaliśmy w tym artykule). Przygotowanie takiej informacji może przysporzyć podatnikom wielu trudności oraz budzić liczne wątpliwości. Informacja o realizowanej strategii podatkowej ma być swego rodzaju raportem z realizowanej strategii podatkowej. Jak zatem podejść do kwestii strategii podatkowej w przedsiębiorstwie?

Strategia podatkowa w przedsiębiorstwie

Obecnie obowiązek posiadania strategii podatkowej przez przedsiębiorców nie wynika wprost z przepisów podatkowych, jednakże w świetle nowo wprowadzonego obowiązku publikowania Informacji o realizowanej strategii podatkowej warto byłoby bliżej przyjrzeć się tej kwestii. Ważne jest, aby w pierwszej kolejności określić czym jest strategia podatkowa. Opierając się na Wytycznych w zakresie ram wewnętrznego nadzoru podatkowego opublikowanych przez KAS w ramach Programu współdziałania, można wskazać, że strategia podatkowa obejmuje zarówno wskazanie wizji i misji podatkowej podmiotu, jak również celów podatkowych, w tym długoterminowych, uwzględniając jednocześnie ich wpływ na realizację celów biznesowych podmiotu. Strategia podatkowa powinna być spójna z zasadami oraz wartościami przyjętymi przez dany podmiot.

W szczególności strategia podatkowa powinna obejmować takie kwestie jak:

  • Ryzyko podatkowe, które może pojawić się w zakresie działalności danego podmiotu,
  • Tzw. apetyt na ryzyko, czyli gotowość danego podmiotu do podjęcia ryzyka, w tym również gotowość do zaakceptowania negatywnego stosunku organów podatkowych lub podważania działań podjętych przez podmiot,
  • Poziom zaangażowania organu zarządzającego w podejmowanie decyzji dotyczących planowania podatkowego, a także w opracowywanie i wdrażanie strategii podatkowej,
  • Funkcje podatkowe obejmujące swoim zakresem składanie deklaracji, płatność zobowiązań podatkowych czy raportowanie.

Strategia podatkowa nie może być oderwana od faktycznej działalności przedsiębiorstwa. Powinna ona uwzględniać branżę, w której działa firma, oraz strukturę wewnętrzną podmiotu, tak by w sposób efektywny realizowane były jej założenia.

Kto powinien być zaangażowany w przygotowanie i wdrożenie strategii podatkowej?

W proces sporządzenia, a następnie wdrożenia strategii podatkowej w przedsiębiorstwie powinno być w szczególności zaangażowane wyższe kierownictwo, w tym także osoby niezwiązane bezpośrednio z działami podatkowymi.

Szczególna rola leży po stronie organu zarządzającego. To organ zarządzający, ale także kierownictwo wyższego szczebla, powinni wskazywać pozostałym pracownikom jak ważne jest przestrzeganie założeń nie tylko biznesowych, ale również tych zawartych w strategii podatkowej. Co więcej organ zarządzający jako organ odpowiedzialny za kierowanie przedsiębiorstwem powinien zidentyfikować potencjalne ryzyka podatkowe oraz odpowiednio nimi zarządzić.

Ważną rolę pełni również dyrektor finansowy oraz główny księgowy. Zwykle to właśnie osoby pełniące te dwie funkcje, w zależności od struktury spółki, odpowiadają za przygotowanie strategii podatkowej oraz wykonywanie funkcji podatkowej podmiotu. Ich rola jest o tyle istotna, że są oni najbliżej kwestii finansowych i podatkowych przedsiębiorstwa. Odpowiadają nie tylko za kwestie odpowiedniego realizowania płatności czy składania deklaracji podatkowych, ale również za zapewnienie odpowiedniej kadry realizującej funkcje podatkową.

Nie bez znaczenia pozostaje także kwestia zaangażowania w przygotowanie strategii osób z działów niepodatkowych. Ich wiedza, co do działalności przedsiębiorstwa w pozostałym niż podatkowy zakresie, stanowi wartość dodaną w identyfikacji potencjalnego ryzyka czy w realizacji przez nich, oraz pracowników ich działów, misji i wizji przedsiębiorstwa, także podatkowej.

Zatem niezwykle istotne jest współdziałanie wszystkich działów przedsiębiorstwa w celu wypracowania oraz wdrożenia strategii podatkowej w sposób prawidłowy i efektywny.

Jak podejść do sporządzenia i wdrożenia strategii podatkowej?

Sporządzenie i następnie wdrożenie strategii podatkowej powinno być poprzedzone analizą oraz wewnętrznymi konsultacjami.

Pierwszym krokiem, który należy podjąć powinno być zidentyfikowanie podstawowych procesów zachodzących w przedsiębiorstwie, które mogą rodzić konsekwencje lub mieć wpływ na kwestie podatkowe. Należy pamiętać, że strategia podatkowa powinna odzwierciedlać faktyczną działalność przedsiębiorstwa. Oprócz powyższego powinny również być zidentyfikowane i wskazane obszary podatkowe, w ramach których przedsiębiorstwo pełni funkcję podatkową, przykładowo obowiązki w zakresie podatków dochodowych, podatku od towarów i usług itd. Analiza powinna dotyczyć nie tylko poszczególnych podatków, ale funkcjonowania przedsiębiorstwa na gruncie podatkowym jako całości. Dopiero analiza pod tym kątem pozwoli na ustalenie zagrożeń oraz ewentualnych problemów związanych z realizacją funkcji podatkowej.

W kontekście strategii podatkowej warto podkreślić, że wymóg publikacji Informacji o realizowanej strategii podatkowej wprowadzony art. 27c Ustawy o CIT przewiduje, że z tej informacji powinny być wyłączone informacje objęte tajemnicą handlową, przemysłową, zawodową lub procesu produkcyjnego. W związku z tym warto zastanowić się również, w odniesieniu do każdej rozważanej informacji i procesu, czy nie spełniają one tej właśnie przesłanki tajemnicy przedsiębiorstwa. Analiza taka pozwoli nie tylko na odpowiednie zarządzenie udostępnianiem informacji i uwzględnieniem tej kwestii w ramach strategii podatkowej, ale także pozwoli sprawdzić, czy przedsiębiorstwo posiada odpowiednie instrumenty do ochrony takich informacji.

Strategia podatkowa powinna porządkować i opisywać obowiązujące w przedsiębiorstwie procedury podatkowe. Wśród procedur, które pojawiają się zwykle w każdym lub prawie każdym przedsiębiorstwie można wskazać m.in.

  • Procedurę VAT
  • Procedurę WHT
  • Procedurę MDR
  • Procedurę JPK
  • Procedury związane z zatrudnianiem pracowników np. procedura użytkowania i rozliczania samochodów służbowych
  • Procedury archiwizacji dokumentów

Oprócz tego należy również rozważyć odpowiedzialność oraz zastępowalność poszczególnych osób, w tym pełnione przez te osoby role i ich wpływ na funkcję podatkową.

Kolejną istotną kwestią jest wiedza oraz świadomość kadry pracowniczej danego przedsiębiorstwa. W szczególności w odniesieniu do osób pracujących w działach księgowych, finansowych i prawnych, w ramach strategii powinny być wskazane sposoby szkoleń, poszerzania i aktualizowania ich wiedzy – jest to element narzędzi ochronnych stosowanych przez podatników, które pozwalają na minimalizację ryzyka podatkowego.

Nie mniej istotne jest przeanalizowanie procesów archiwizacji oraz tych dotyczących wprowadzonych w przedsiębiorstwie systemów informatycznych. Obecnie znaczna część obowiązków podatkowych, jak na przykład składanie deklaracji podatkowych odbywa się za pośrednictwem systemów informatycznych.

Jako, że strategia podatkowa powinna odzwierciedlać faktyczną działalność i specyfikę danego przedsiębiorstwa, może odnosić się również do innych kwestii, bardziej szczegółowych.

Jak więc widzimy opracowanie i wdrożenie strategii podatkowej jest procesem wieloetapowym, wymagającym zaangażowania wielu osób, nie warto więc pozostawiać tej kwestii na tzw. ostatnią chwilę. Strategia podatkowa powinna być kolejnym narzędziem wspomagającym przedsiębiorców, poprzez uporządkowanie zadań, procedur i procesów. Dopiero dokładnie przeprowadzona analiza oraz stały przegląd strategii podatkowej pozwoli na dobranie odpowiednich narzędzi oraz minimalizację ryzyka podatkowego.