Ostatnio szerzej komentowanym w mediach zagadnieniem są faktury ustrukturyzowane oraz Krajowy System E-faktur. Pierwszy projekt przepisów w tym zakresie został opublikowany w lutym 2021, następnie na stronie RCL został w sierpniu opublikowany odświeżona wersja projektu, a w listopadzie ustawa została podpisana przez prezydenta i opublikowana w Dzienniku Ustaw i od 2022 r. weszła w życie.

Krajowy System E-faktur to system teleinformatyczny, który ma za zadanie odpowiadać za wystawianie, otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych dostęp do nich oraz ich swobodne przeglądanie.

Faktura ustrukturyzowana to dokument wygenerowany na bazie szablonu/wzorca, który zaprezentowało Ministerstwo Finansów. Są to tzw. faktury nowego typu, które trafią do codziennego obiegu prędzej czy później. Na razie stanowią one rozwiązanie dobrowolne. Nowe dokumenty będą dotyczyć transakcji z konsumentami prywatnymi jak i zarówno z podatnikami typu b2b.

Takie faktury będą sporządzane w systemach finansowo-księgowych wedle prezentowanej struktury w pliku FA_VAT. Następnie faktura trafi do systemu KSeF gdzie otrzyma unikalny numer identyfikujący wraz z datą. Datą wystawienia faktury będzie data przesłania do systemu, datą otrzymania zaś po stronie nabywcy będzie dzień nadania numeru id do faktury.

Polska nie jest pierwszym krajem, który wprowadza tego typu rozwiązanie. Takie scenariusze są znany między innymi w Hiszpani, Włoszech czy na Węgrzech.

Warto zwrócić uwagę, że Polska nie będzie w tej kwestii prekursorem. Być może jednak będzie inicjatorem w wyjątkowej upierdliwości rozszerzonego do granic pliku XML. Nowa schema pliku obejmuje do uzupełnienia ponad 350 pół fakultatywnych i obligatoryjnych w procesie tworzenia faktur sprzedażowych. Mikroprzedsiębiorcy będą mogli skorzystać z prostego, darmowego oprogramowania jakie zaproponuje Ministerstwo Finansów i za jego pomocą będą mogli generować dokumenty.

Proponowane etapy wdrążania nowego sytemu oraz faktur ustrukturyzowanych

• Od października do grudnia 2021 roku prowadzony był program pilotażowy na wąskiej grupie podatników.
• Od 1 stycznia 2022 roku wprowadzony Krajowy System e-Faktur jako rozwiązanie dobrowolne.
• Od 1 stycznia 2023 po uzyskaniu pozytywnej decyzji Komisji Europejskiej KSeF jako rozwiązanie obligatoryjne.

Obecnie mamy do czynienia z podpunktem drugim czyli pełną fakultatywność w korzystaniu z tego rozwiązania. Co do punktu trzeciego to na ten moment nie ma jeszcze jasnego stanowiska czy takie stosowanie faktur ustrukturyzowanych będzie w pełni konieczne i dla jakich podmiotów jednak broszury MF na to wskazują.

Niejasność jednak spowodowana jest nieścisłością zawartą w uzasadnieniu do projektu ustawy, który wskazuje, że zainteresowanie system e-faktur ma wzrosnąć do 70% do 2028 roku. Co może świadczyć o tym, że jednak nie wszystkie podmioty będą zobligowane do stosowania e-faktur w 2023.

Forma zachęty oraz potencjalnie korzyści

Od nowego roku uczestnictwo w programie „pilotażowym” jest dobrowolne. W tej sytuacji przypomina się nie tak dawno wprowadzony mechanizm podzielonej płatności, który na początku również funkcjonował na zasadzie dobrowolności oferując swego rodzaju premie. W późniejszym kroku przeradzając się w obowiązek.

W tym przypadku główną zachęta jest szybszy zwrot VAT w podstawowym trybie z 60 dni na 40 dla podmiotów rozliczających się tylko za pomocą faktur ustrukturyzowanych jednak z pewnymi zastrzeżeniami.

Dodatkowo jako korzyść wymienia się niestosowanie wymogów przechowywania i archiwizacji znanych z art. 112 i 112a ustawy o VAT. Równie z jasnych przyczyn nie będą miały zastosowania przepisy o duplikatach.

Jeśli te powyższe zachęty można spuentować w zasadzie w formie dwóch powyższych zdań to warto zwrócić uwagę na rozliczanie korekt in minus. Po wejściu SLIM VAT moment obniżenia VAT naliczonego jest jednoznaczny z datą uzgodnienia warunków obniżenia podstawy opodatkowania i spełnienie warunków. Co się zmieni w tej kwestii?

Nabywca, który zaakceptuje otrzymanie faktury w systemie KSeF, będzie miał obowiązek skorygowania VAT naliczonego z chwilą otrzymania faktury w KSeF. Z kolei sprzedawca wystawiający faktury korygujące w postaci ustrukturyzowanej będzie mógł pomniejszyć podstawę opodatkowania VAT oraz kwotę należnego VAT już w okresie rozliczeniowym, w którym wystawił korektę (bez konieczności spełniania dodatkowych warunków obowiązujących od 1 stycznia 2021 r.).

Z drugiej strony wydaje się że kontrole skarbowe, czy po prostu czynności sprawdzające mogą być bardziej sprzyjające. Ciężko wyobrazić sobie sytuacje, w której urząd pyta o faktury, do których de facto posiada wgląd w systemie e-faktur. Przy okazji urząd w takich sytuacjach nie będzie wzywał do przedstawienia pliku JPK_FA co się wymienia jako jedna z głównych korzyści płynących z tego rozwiązania.

Wydaje się więc, że to jeden z nielicznych dostępnych kroków na dodatkowe uszczelnienie VAT. Jeśli system ma się stać obligatoryjny, a wszystko na to wskazuje, to uważam, że warto zapoznać się z nim już wcześniej.

Jest bardzo dużo pytań i na ten moment mało odpowiedzi.