Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych to realizacja przepisów dyrektywy Parlamentu Europejskiego (2015/849 z 20 maja 2015 r.) w celu zapobiegania praniu pieniędzy lub finansowania terroryzmu. W Polsce podstawą funkcjonowania CRBR jest ustawa z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (Dz. U. z 2017 r. poz. 1523 oraz z 2018 r. poz. 2243). System ma za zadanie gromadzić informacje o osobach fizycznych (tj. Beneficjentach Rzeczywistych) sprawujących kontrolę nad spółkami.

Zgodnie z powołaną ustawą, Beneficjent Rzeczywisty jest osobą fizyczną, która:

• sprawuje bezpośrednio lub pośrednio kontrolę nad spółką poprzez posiadane uprawnienia, które wynikają z okoliczności prawnych lub faktycznych, umożliwiające wywieranie decydującego wpływu na czynności lub działania podejmowane przez spółkę, lub
• w imieniu której nawiązywane są stosunki gospodarcze lub jest przeprowadzana tzw. transakcja okazjonalna.

W przypadku spółki, będącej osobą prawną, za Beneficjenta Rzeczywistego uważa się:

• osobę fizyczną będąca udziałowcem lub akcjonariuszem spółki, której przysługuje prawo własności więcej niż 25% ogólnej liczby udziałów lub akcji tej osoby prawnej,
• osobę fizyczną dysponująca więcej niż 25% ogólnej liczby głosów w organie stanowiącym spółki, także jako zastawnik albo użytkownik, lub na podstawie porozumień z innymi uprawnionymi do głosu,
• osobę fizyczną sprawująca kontrolę nad osobą prawną lub osobami prawnymi, którym łącznie przysługuje prawo własności więcej niż 25% ogólnej liczby udziałów lub akcji spółki, lub łącznie dysponującą więcej niż 25% ogólnej liczby głosów w organie spółki, także jako zastawnik albo użytkownik, lub na podstawie porozumień z innymi uprawnionymi do głosu,
• osobę fizyczną sprawująca kontrolę nad spółką przez posiadanie w stosunku do niej uprawnień, o których mowa w art. 3 ust. 1 pkt 37 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2019 r. poz. 351), lub
• osobę fizyczną zajmująca wyższe stanowisko kierownicze w organach spółki w przypadku udokumentowanego braku możliwości ustalenia lub wątpliwości co do tożsamości osób fizycznych określonych w powyższych punktach oraz w przypadku niestwierdzenia podejrzeń prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu.

Ponadto Ustawodawca wskazuje jeszcze dwa przypadki, w których uznaje osoby fizyczne za Beneficjentów Rzeczywistych. Pierwsza sytuacja dotyczy trustu, gdzie Rzeczywistym Beneficjentem może być: założyciel, powiernik, nadzorca, sam beneficjent lub inna osoba sprawująca kontrolę nad trustem. Natomiast druga odnosi się do osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą, wobec której nie stwierdzono przesłanek lub okoliczności mogących wskazywać na fakt sprawowania kontroli nad nią przez inną osobę fizyczną. Wtedy przyjmuje się, że taka osoba jest jednocześnie Rzeczywistym Beneficjentem.

Do zgłoszenia Beneficjentów Rzeczywistych zobligowane są spółki jawne, komandytowe, komandytowo-akcyjne,  z ograniczoną odpowiedzialnością oraz spółki akcyjne, z wyłączeniem spółek publicznych. Rejestr nie obejmuje z kolei spółek cywilnych oraz jednoosobowe działalności gospodarcze.

Rejestracji dokonuje się na stronie Ministerstwa Finansów (https://crbr.podatki.gov.pl/adcrbr/#/), przy pomocy kwalifikowanego podpisu lub profilu zaufanego ePUAP. Pozwala ona również na wyszukanie danego beneficjenta czy sprawdzenie statusu zgłoszenia rejestracji.

Zgłoszenia do CRBR może dokonać jedynie osoba (osoby) uprawniona (uprawnione) do reprezentacji danej spółki, tj. ujawnione w Krajowym Rejestrze Sądowym. W przypadku, gdy wymagana jest łączna reprezentacja tj. przez więcej niż jedną osobę, zgłoszenie musi być podpisane przez wszystkie wymagane osoby. Ministerstwo Finansów w swoich wyjaśnieniach wskazało, że w takiej sytuacji nie ma znaczenia kolejność składania podpisów – podpisy kwalifikowane i podpisy potwierdzane profilem zaufanym ePUAP mogą być zamieszczane w dowolnej konfiguracji.

Informacje podlegające zgłoszeniu do rejestru obejmują dane identyfikacyjne spółek zgłaszających (firma, forma organizacyjna, siedziba, numer w KRS, NIP) oraz dane identyfikacyjne Beneficjenta Rzeczywistego i członka organu lub wspólnika uprawnionego do reprezentowania spółek (imię i nazwisko, obywatelstwo, państwo zamieszkania, numer PESEL lub datę urodzenia, informację o wielkości i charakterze udziału lub uprawnieniach przysługujących Beneficjentowi Rzeczywistemu).

Warto dodać, że takie zgłoszenie zawiera również oświadczenie osoby lub osób dokonujących tego zgłoszenia o prawdziwości informacji zgłaszanych do systemu.

Termin obowiązkowego zgłoszenia w rejestrze zależy od momentu wpisania spółki do Krajowego Rejestru Sądowego.  W przypadku spółek, które zostały wpisane do Krajowego Rejestru Sądowego przed dniem wejścia w życie przepisów dotyczących CRBR, tj. przed 13 października 2019 r. obowiązek zgłaszania informacji do rejestru upływa 13 kwietnia 2020 roku, a więc pół roku od powstania rejestru. Spółki zarejestrowane po tym dniu, są zgłaszane do rejestru nie później niż w terminie 7 dniu od dnia wpisu.

W związku z zaistniałą sytuacją pandemii COVID-19, spółkom istniejącym przed 13 października 2019 roku wydłużono czas na obowiązkowe zgłoszenia do 13 lipca 2020 r. Nic się jednak nie zmienia w przypadku nowych spółek, zarejestrowanych po dacie 13 października 2019, które na wpisanie do rejestru wciąż mają 7 dni.

Sam plik niezbędny do rejestracji można wygenerować w formie rozszerzenia .xml w dedykowanej aplikacji służącej do podpisywania kwalifikowanym podpisem elektronicznym, którym dysponuje osoba uprawniona do reprezentacji spółki. Następnie w zakładce „wczytaj zgłoszenie” można zaimportować na stronie głównej. Po prawidłowo złożonym podpisie i akceptacji wygeneruj się Urzędowe Potwierdzenie Odbioru.

Niewątpliwie jedną z największych wad rejestru jest brak angielskiej wersji językowej. To znacząco utrudni rejestrację osobom zagranicznym, które będą musiały korzystać ze wsparcia doradców lub polskich współpracowników. Mogą oni być również pomocni przy ustaleniu, kto de facto jest tytułowym beneficjentem rzeczywistym, którego trzeba zgłosić. W wielu przypadkach nie jest to kwestia oczywista.

Przepisy przewidują dosyć wysoką karę za niezgłoszenie informacji, o których mowa wyżej. Zgodnie z nimi, brak zgłoszenia w terminie ustawowym może wiązać się z karą pieniężną do wysokości 1 000 000 zł. Wszystkich zainteresowanych, chcących pozyskać praktyczne informacje lub uzyskać pomoc w przeprowadzeniu procesu rejestracji Rzeczywistych Beneficjentów w CRBR, zachęcamy do kontaktu z naszym ekspertem Mirosławem Siwińskim pod adresem msiwinski@advicero.eu lub numerem +48 533 339 592 bądź kontakt z naszym biurem pod adresem office@advicero.eu