1. Kto jest zobowiązany do tworzenia Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych?

Do utworzenia Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych zobligowani są Pracodawcy, którzy na dzień 1 stycznia danego roku zatrudniają w przeliczeniu na pełne etaty powyżej 50 pracowników.
Gdy zatrudnienie u Pracodawcy wynosi mniej niż 50 pracowników Pracodawca może tworzyć fundusz socjalny lub w przypadku jego nietworzenia zobligowany jest do wypłacania świadczenia urlopowego. Jeżeli pracodawca nie zdecyduje się na żadne z powyższych działań, ma obowiązek powiadomienia pracowników o nietworzeniu funduszu i niewypłacaniu świadczenia w określonym przepisami terminie.

2. Co to jest świadczenie urlopowe i w jakiej wysokości się je wypłaca?

Świadczenie urlopowe wypłacają Pracodawcy zatrudniający poniżej 50 osób w przeliczeniu na pełne etaty, którzy nie zdecydowali się na utworzenie Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych.
Górna granica kwoty świadczenia urlopowego co do zasady jest równa wysokości odpisu podstawowego na ZFŚS. Wysokość obowiązkowego odpisu na fundusz na 2023 rok jest równa 1 662,97 zł. Pracodawca może zadecydować w danym roku o wypłacaniu świadczenia urlopowego w wysokości niższej niż wysokość odpisu podstawowego na ZFŚS, jednak musi poinformować o tym pracowników do końca stycznia danego roku.

3. Zasady przyznawania i wypłaty świadczenia urlopowego pracownikom

Świadczenie urlopowe wypłacane jest każdemu pracownikowi, który w danym roku kalendarzowym skorzystał nieprzerwanie z 14 dniowego urlopu wypoczynkowego. Pod uwagę w tym wypadku bierze się dni kalendarzowe, a nie dni robocze. Świadczenie urlopowe Pracownik może otrzymać tylko raz w danym roku kalendarzowym.
Zgodnie z art. 3 ust. 5a ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, wypłata świadczenia urlopowego następuje najpóźniej w dniu poprzedzającym rozpoczęcie przez pracownika urlopu wypoczynkowego.

4. Co w przypadku, gdy pracodawca zatrudnia poniżej 50 pracowników, ale nie chce wypłacać świadczenia urlopowego?

Pracodawca zatrudniający poniżej 50 osób i nie tworzący Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych może w danym roku kalendarzowym zrezygnować z wypłaty świadczenia urlopowego. W tym celu do 31 stycznia danego roku Pracodawca powinien poinformować o tym fakcie swoich pracowników w sposób przyjęty u danego Pracodawcy (np. udostępnienie pisemnej informacji o nietworzeniu funduszu, przesłanie informacji e-mailem, zawieszenie informacji na tablicy ogłoszeń). Informacja o nietworzeniu Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych i niewypłacaniu świadczenia urlopowego jest obowiązująca tylko i wyłącznie w danym roku kalendarzowym i należy pamiętać o jej ponownym przekazaniu pracownikom w latach kolejnych.

5. Jakie konsekwencje podatkowo-składkowe ma wypłata świadczenia urlopowego dla Pracownika?

Świadczenie urlopowe wypłacane pracownikom do wysokości podstawowego odpisu na ZFŚS (1 662,97 zł) stanowi dla nich przychód w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ale nie stanowi podstawy do naliczenia składek społecznych.